Racemanager for stævnearrangører
Som stævnearrangør er Racemanager et uvurderligt værktøj til at planlægge, organisere og afvikle konkurrencer på en mere effektiv og professionel måde.
Racemanager centraliserer alle nødvendige processer i forbindelse med afholdelse af stævner, fra tilmelding, til tidtagning og resultatregistrering til resultatformidling.
Ved at samle alle administrative funktioner på én platform, gør Racemanager det lettere at håndtere stævnet, reducere fejl og spare tid. Dette giver arrangørerne mulighed for at fokusere på at skabe en god oplevelse for både deltagere og tilskuere. Med Racemanager kan du nemt følge konkurrencens udvikling i realtid og sikre, at alle aspekter af stævnet kører gnidningsfrit.
Guide når du skal arrangere et stævne
Når du skal arrangere et stævne er det en række deadlines og processer som skal overholdes og planlægges. Nogle af datoerne er defineret i DKFs love, andre er til at diskutere, men det er vigtigt at have styr på processen fra start til slut og hvad der skal ske hvornår.
Se de enkelte punkter uddybe her:
Dette kan gøres allerede når du har datoerne klar ved hvilke løb i ønsker at lave.
Vi har allerede en række skabeloner liggende som man med fordel kan klone og tilpasse
Det eneste du skal gøre er at
- Tilpasse datoer
- Tilpasse distancer og klasser
- Vælge deltager gebyr
Se detaljeret guide for din type stævne længere nede.
Når invitation, sponsorer og alt er på plads kan du åbne for tilmeldinger til stævnet.
Man kan tilmelde sig på to måder og det er dig som arrangør der bestemmer hvordan du ønsker det skal virke:
- Samlet tilmelding hvor en holdledere tilmelder alle sine rorere til de distancer og bådtyper man ønsker. Dette bruges ofte i forbindelse med sprint og maraton stævner. Her sendes der så en fakturer efter stævnet til hver klub som har tilmeldt roere.
- Individuel tilmelding hvor atleterne kan tilmelde sig selv og betale direkte, via hjemmesiden. Bruges ofte til mindre konkurrencer, som oceanrace og rekreationelle løb.
Når man tilmeldt stævnet kan holdledere ændre tilmeldinger til frem til tilmeldingen lukker.
Når tilmeldingsfristen lukker er tilmeldingen bindende og man bliver faktureret for alle de roere der et tilmeldt!
K2 og K4ere på tværs af klubber tilmeldes på mail til stævne ledelsen og oprettes manuelt
Husk at specificere det i invitationen
Når tilmeldingen lukker laver stævneledelsen programmet baseret på antallet af tilmeldte roere – for eksempel, hvis der er 22 tilmeldte, oprettes tre indledende heats til et sprint stævne.
Når programmet er færdigt, åbnes der for justeringer, så holdledere kan af- eller tilmelde roere til de forskellige distancer, hvor der er ledig plads. Ledig plads betyder at f.eks til et sprint stævne hvor der er 9 baner kan man efter tilmelde sig hvis der er plads i de heats der er oprettet.
Når ændringsvinduet lukker og de sidste tilpasninger er registret, trækkes der lod til heatfordeling og startlisterne offentliggøres.
Så går det løs. Læs en konkret guide til hvordan du i praksis styrer konkurrence herunder
