Alle foreninger fik den 1. november 2013 en digital postkasse til post fra det offentlige. De fleste har også anskaffet den medarbejdersignatur, som giver adgang til postkassen. Men mange foreninger har ikke åbnet den endnu, og det er noget rod, fordi det er foreningens ansvar at læse post fra myndighederne.
Det foreningen går glip af kan være tilladelsen fra kommunen om opførslen af det nye bådehus, og det kan være meddelelser om fx årsregnskaber, bilsyn og straffeattester.
En grøn ide – men også ekstra arbejde i foreningen
Fra samfundets side er ideen med den digitale postkasse grøn. Jo færre almindelige breve vi sender til hinanden, Jo færre træer skal fældes. Postens cykeldæk slides mindre, og myndighederne bruger mindre tid på at pakke breve. Udfordringen er, at det offentliges digitale postkasse i de fleste foreninger er email nummer 2, og at der rundt om postkassen er samme sikkerhed som til en bankkonto. Der er altså nogle administrative rutiner i klubben, der skal ændres, tilrettes eller indføres. Nedenfor et par forslag til, hvordan det kan gøres.
Arbejdsrutiner for den digitale postkasse
- Tag stilling til, hvem i foreningen, der administrerer den digitale postkasse, og hvem der skal have adgang til den.
- Beslut, hvem der skal have besked på mail, når der kommer post i den digitale postkasse.
- Lav en tjek-liste for, hvad der skal gøres, når en ny mand/k overtager posten til at administrere den digitale postkasse.
Hvordan åbner jeg den digitale postkasse?
Log ind på Virk.dk med en NemID-medarbejdersignatur. Inde i postkassen kan du angive en e-mailadresse – og få besked, når der er ny post.
Hvem modtager digital post i vores klub?
Kan du ikke logge ind på virk.dk med en medarbejdersignatur og selv se, hvem der modtager post i klubben, så kontakt Virk Support i Erhvervsstyrelsens Kundecenter. Telefon: 72 20 00 30. Åbningstid 9.30 til 14.30.
Sådan får du hjælp
Har din forening brug for at oprette en medarbejdersignatur eller brug for hjælp i forbindelse med den digitale postkasse, så kontakt virk.dk/postkasse
