Myndighederne har lukket helt ned, og generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder kan i praksis ikke afvikles i den kommende periode og bør derfor udsættes. Myndighederne sætter for tiden forsamlingsloftet meget lavt, pr. 6 januar til fem personer. Desuden er den lempelige adgang til at afholde generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder med et stort antal deltagere helt fjernet. DIF’s anbefaling er derfor, at generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder udsættes, hvis de står til afvikling i de kommende to måneder. Det er usikkert, om myndighederne overhovedet hæver forsamlingsforbuddet i synderlig grad de næste to måneder, og det er især usikkert, om det hæves så meget, at møderne kan afvikles i denne periode. Og det er nok ret tvivlsomt, om den friere adgang til at afvikle møder og konferencer med et stort antal deltagere (i seneste version op til 500 personer) overhovedet bliver genindført i perioden. Så derfor som sagt: Anbefalingen er, at generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder foreløbigt udsættes til efter 1. april. Coronasituationen er nødret Forsamlingsforbuddet er en nødretstilstand, som giver foreninger og specialforbund mulighed for at afvige fra vedtægterne og fra uskrevne foreningsregler. Jo mere nødret, jo større afvigelser kan tillades, jo mindre nødret, jo mindre afvigelser. DIF’s anbefalinger er på den baggrund følgende: Afvikling af generalforsamlinger og repræsentantskabsmøder bør udsættes, hvis de står til afvikling inden for de kommende to måneder. Der bør indkaldes til generalforsamling eller repræsentantskabsmøde efter den normale procedure og med de normale frister for dette, bl.a. frister for indsendelse af forslag, bestyrelseskandidater m.v. Selve mødet afvikles blot på et senere tidspunkt end normalt. Man kan også vælge at skubbe indkaldelsesprocessen og dermed fristerne for medlemmernes indsendelse af forslag m.v., hvis dette er mere praktisk. I så fald bør man orientere medlemskredsen om, at indkaldelse kommer senere end normalt. Hvis der allerede, her primo januar, har været indkaldt forslag fra medlemmer, og fristen herfor er udløbet, skal dette forløb ikke gentages før den udsatte generalforsamling. Der skal alene fastsættes en ny dato for afviklingen af generalforsamlingen. Digitalt eller fysisk? Det er en grundregel, at repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger i normale situationer skal afvikles som fysisk møde. Medlemmerne har ganske enkelt ret til fysisk fremmøde. Dette princip er der endnu ikke grundlag for at afvige fra generelt, så meget nødret foreligger der ikke endnu. Det vil være anderledes, hvis det meget omfattende forsamlingsforbud fastholdes ind i forårsmånederne. Foreninger og specialforbund, der har presserende temaer på dagsordenen, kan derimod godt anvende digital afvikling af mødet i den kommende periode. Der skal være tale om forhold, hvor behandlingen ubetinget ikke kan udsættes, f.eks. på grund af en undertallig bestyrelse, en kritisk revision, en nødlidende drift eller uopsættelige internationale forpligtelser.Digital afvikling forudsætter, at der benyttes en platform, der sikrer, at procedurereglerne for mødet kan overholdes, f.eks. regler om deltagerkontrol, kontrol af beslutningsdygtighed og om hemmelig afstemning, hvis dét kan komme i spil. Og dette forudsætter, som for alle andre procedurespørgsmål, at mødets dirigent anerkender mødeformen. Udsættelse af generalforsamling Hvis en generalforsamling eller et repræsentantskabsmøde udsættes, gælder følgende som grundregler: Bestyrelsen må kun agere som forretningsministerium og holde driften kørende. Den kan ikke tage nye initiativer, som der ikke er budgetmæssig eller politisk dækning for. Bestyrelsen kan altså ikke – på forventet efterbevilling – agere efter forslag, der endnu ikke er vedtaget, heller ikke forslag om kontingentændringer. Den kan heller ikke indgå nye aftaler, der ligger udover den aktuelle drift. Regnskab for foregående år skal aflægges og revideres efter normal procedure efter vedtægterne, herunder efter gældende frister. Regnskabet forelægges herefter på den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde. Den udsatte generalforsamling eller det udsatte repræsentantskabsmøde skal afholdes hurtigst muligt, efter at situationen er normaliseret. Bemærk: Det er den ordinære generalforsamling, der afvikles, ikke en ekstraordinær. Samme gælder for repræsentantskabsmøder. Dagsorden skal blot følge normalen for foreningen eller forbundet. Bestyrelse kan overveje, i en uformel og supplerende beretning, at orientere medlemmerne om, hvad bestyrelsen har foretaget sig under udsættelsen.
